Polar Party blir arrangert av Polar Interesseorganisasjon, som er en frivillig organisasjon for datainteressert ungdom, med omtrent 700 medlemmer fra store deler av Norge med en sentrering rundt Østlandet.
I motsetning til kommersielle aktører, er det ingen enkeltpersoner hos oss som tar ut noe overskudd fra arrangementer – vi budsjetterer tvert i mot med å gå i minus og er avhengig av blandt annet støtteordninger for å levere et timelig og godt tilbud. Alt eventuelt overskudd vil bli brukt videre til formål for medlemmene i organisasjonen.
Polar Party er et datatreff og ungdomsfestival som samler ungdom med interesse for gaming i ulike former og med ulikt kunnskapsnivå fra Østlandet for å tilbringe flere dager sammen. Her finner du informasjon som er nyttig for deg som er foresatt, om du vurderer å sende en eller flere på Polar Party.
Arrangører
Arrangementet ledes av en gruppe med erfarne arrangører, hvorav enkelte har holdt på helt siden 1997.
Under seg har disse omtrent 60 personer som jobber frivillig for å sikre at arrangementet har høyest mulig standard på alle områder, fra sikkerhet til matproduksjon.
Vi understreker at hele arrangementet, fra planlegging til gjennomføring, gjøres av frivillige personer hvorav ingen mottar økonomisk godtgjørelse.
Sikkerhet: Alkohol, rusmidler og tyverier
Polar har en nulltoleranse for nyting av rusmidler under vårt arrangement. Vi konfiskerer alle rusmidler, og i de tilfeller dette blir funnet på personer under 18 år vil foresatte bli kontaktet. Funn av ulovlige rusmidler vil bli politianmeldt. Det er fast vakthold i hallen døgnet rundt som også tar seg av adgangskontroll.
Det er svært lite tyverier som skjer på våre arrangementer, men vi anbefaler på det sterkeste at man sitter sammen med bekjente som kan passe på utstyret, at bærbare maskiner er fastlenket og at man ikke legger igjen mobiltelefon, lommebok eller andre verdisaker. De tyverier som har skjedd på våre arrangementer hadde vært avverget om denne tommelfingerregelen hadde blitt fulgt.
Nulltoleranse for mobbing
Polar Party har nulltoleranse for mobbing. Dette inkluderer mobbing på bakgrunn av personlighet, rase, kjønn, ferdigheter, religion og seksuell legning. Alle rapporter om dette vil bli tatt seriøst.
Fasiliteter: Soving, dusjing og toaletter
Det er soveområder tilgjengelig for alle deltakere. Vi anbefaler at alle tar med seg sovepose og liggeunderlag eller seng som kan slås sammen. Det er ikke tillatt å oppbevare soveutstyr i soveområdene, hensatt soveutstyr vil bli fjernet.
Ved kjøp av soveplass, har deltakeren en fast soveplass, der liggeunderlag med mer kan ligge fast. Dusjer er det mer enn nok av.
Det er egne garderober til gutter og jenter. Det er også et eget handicaptoalett.
Aldersgrense og anbefalinger
Det er ikke aldersgrense på Polar Party. Våre ressurser er dog begrenset, så vi tar ikke på oss ansvar for å passe på enkeltindivider. Personer under 12 år som ikke har tidligere datatrefferfaring eller er sammen med en større gruppe venner burde overnatte hjemme under arrangementet.
Vi holder døgnåpent, og det er opp til hver enkelt deltaker å legge seg når de selv ønsker det. Ved mangel på søvn kan inntrykket av datatreff være ganske ekstremt for de yngste. Alle er derimot unike, så vi håper at du som foresatt tar en beslutning om hvilken grad ditt barn skal delta.
Teknisk assistanse
Arrangørene har ikke mulighet til å yte teknisk assistanse til alle som har tekniske problemer på Polar Party, så vi oppfordrer at deltakerne selv lærer seg nye ting og gjerne tar kontakt med andre for å lære nye ting.
Vi er derimot behjelpelig om det virkelig er vanskelig å feilsøke, forutsatt at vi har ledig kapasitet. Ingen skal måtte dra hjem fordi de ikke får hjelp, men ikke forvent at vi står parat til en hver tid.
Mattilbud
Vi har et variert tilbud i kantinen, med alt fra burger til sunnere baguetter, salater og lignende. I tillegg selges det minneralvann, kaffe, te, energidrikk, snacks, godteri og frukt. Det vil til enhver tid være gratis å fylle flasker med vann.
Fullstendig meny vil bli lagt ut når det nærmer seg arrangementet. Prisene vil alltid være samme som eller billigere en i butikken! Se gjerne kantina for mer info.
Hygienekontroll
Vi har sterk fokus på hygiene på alle områder, og vaktpersonalet har som oppgave å tilse at hygienekravene blir oppfylt. Alle toaletter blir vasket regelmessig, dusjer minst en gang i døgnet og kantina har svært strenge hygienekrav til matproduksjon.
Tilpasning for funksjonshemmede
Polar sine lokaler er tilpasset for rullestolbrukere. Vi har hatt både deltakere og crew som har vært brukere av rullestol, krykker og andre hjelpemidler.
Vi gjør vårt beste for at deltakere ikke skal bli forskjellsbehandlet på bakgrunn av slike utfordringer. Vi setter pris på å få vite om slikt på forhånd.
Teknisk behov for de med egen datamaskin/spillkonsoll
Ved deltakelse på et dataparty er det normalt å ha med seg datamaskin eller spillkonsoll. Denne bør på forhånd være klargjort med alt nødvendig teknisk utstyr, inkludert en 15 meter lang nettverkskabel (dette kan også kjøpes på arrangementet ved behov).
Hver deltaker får bare ett strømuttak og må selv besørge strømpad/forgrener dersom dette ikke er nok. Polar stiller med bordplass og stol, men det er mulig å ta med egen stol dersom det er ønskelig – denne må dog tas med ved avreise.
Det er fortsatt mest vanlig å reise på dataparty med egen datamaskin eller spillkonsoll, men det er også mulig å kjøpe festivalbillett for de som kommer uten. For besøkende har vi blant annet arkade, kantine, konkurranser og sceneshow.
Ankomst og avreise
Dagen vi starter er det mange som kommer. Det er ikke nødvendig å komme tidligere enn et kvarter før vi åpner. Vi har dessverre ikke mulighet til å gi spesialbehandling uavhengig av hvor mye utstyr som blir tatt med. Alle deltagere må kunne bære sitt eget utstyr inn i hallen. Fredag anbefaler vi å reise fra arrangementet før kl 12. Merk at ingen uten billett har adgang til hallen hverken før eller under arrangementet. Dette gjelder også ved levering og henting.
Lommepenger
På et dataparty vil alle ha behov for penger. Kantina selger god og variert mat og i tillegg kan det være ønskelig å få i seg drikke, kjøpe snacks og lignende. Prisene i kantina er gode og vi har fokus på å være like billige eller billigere enn nærmeste butikk. Det er ingen enkeltpersoner hos oss som tar ut noe overskudd fra kantina, alt eventuelt overskudd vil bli benyttet til fremtidige arrangementer.
Polar Party har en cashless løsning hvor du fyller på penger på forhånd. Deretter benyttes armbåndet til å betale i kantina. Vi jobber med muligheter for å kunne fylle på penger via nett for at foresatte og deltagere enklere kan gjøre dette. Mer info om vår cashless løsning kommer!
Besøk
Kun innehavere av gyldig billett har adgang til Polar Party. Dette innebærer at for eksempel foresatte som vil besøke sitt/sine barn på arrangementet må kjøpe festivalpass. Dette er blant annet for deltakernes sikkerhet, brannsikkerheten og tyveri at vi vet hvem og hvor mange som er i hallen til enhver tid.
Personer med festivalpass kan ikke ta med utstyr ut av hallen.
Samtalen
Før deltakelse på arrangementet anbefaler vi foresatte som har barn under 16 år å ta en samtale om forventninger og utfordringer. Snakk gjerne om telefonkontakt en gang om dagen, hvor mye mer man får ut av arrangementet ved å sove hver dag osv.
Fortell at man bør drikke minst 2 liter med drikke hver dag hvor minst 1 liter bør være vann. Å tro at ungdom som reiser på dataparty ikke spiser usunn mat er å villede seg selv, men be dem også få i seg variert mat i løpet av døgnet.
